Esta semana he elegido este tema, los 5 pasos para implantar ZOHO CRM con éxito, en el Podcast a modo de reflexión a través de mi experiencia personal con el mundo del CRM.
El Podcast 43# 5 Pasos para implantar un CRM con éxito os cuento de forma mucho más extensa este proceso y comparto contigo como llegué al mundo del CRM a través de la auto implantación en mi negocio.
Esta semana quería razonarte los motivos por los que creo que todo proyecto empresarial en el que tengamos que relacionarnos con clientes (B2B o B2C) necesita SÍ o SÍ de un CRM para conseguir una gestión eficaz tanto de nuestros recursos humanos, organización de procesos, un mejor indice de ventas o beneficios a través del aumento de cierres de ventas y fidelizción de clientes.
Muchas empresas cuentan ya con un CRM o están en la fase de búsqueda de uno que encaje con sus necesidades, pero tengo que decirte algo, implantar un CRM no es sencillo.
Mi experiencia me dice que la mayoría de empresas que ya tienen un CRM no lo conocen en profundidad y mucho menos saben utilizarlo al máximo, lo cual es la causa de que no vean todo el retorno de la inversión realizada, y esto provoca una sensación que un CRM es caro, cuando es todo lo contrario, pues un CRM y ZOHO CRM en concreto es uno de los sistemas CRM que si se utiliza bien incluso la versión Enterprise sale muy pero que muy rentable. Pero eso es otra historia que podemos hablar en otro Podcast o artículo.
En este artículo quería compartir contigo unos principios muy básicos pero imprescindibles a tener en cuenta si vas a implantar un CRM o si ya lo tienes no está de más que los apliques en tu actual sistema CRM, para mejorarlo.
La misión de un CRM
No perdamos el norte, si uno quiere o necesita disponer de un CRM es porque quiere vender más o aumentar sus beneficios, esto es la premisa indiscutible. Los habrá como yo que les encante usar la herramienta porque les ayuda a mejorar el control de los que pasa en su empresa, pero el aplicar la filosofía CRM como digo es para VENDER MÁS y mejor.
Aplicar la filosofía CRM es mucho más que poner un software, casi diría que eso es lo de menos, en realidad supone un cambio de enfoque y nos ayuda a pasar del modelo Empresa centrada en el Producto, algo ya del pasado, a una Empresa centrada en el cliente.
Para conseguir este objetivo, ahora sí, la herramienta debe ser capaz de potenciar la automatización de proceso de ventas, ayudando a disminuir la carga de trabajo del equipo comercial.
5 Pasos para implantar ZOHO CRM con éxito
1. Debes conocer tu proceso de ventas
Esto es algo que se suele dejar para el final y es un gran error, lo primero que debemos analizar y plasmar en negro sobre blanco, es como realizas tu comunicación con tus clientes y tu equipo durante el proceso de venta. Entendemos por venta desde la captación del Lead, conversión en Oportunidad y seguimiento de estas y de las cuentas, etc.
Es muy importante que en esta reflexión participe un representante de cada uno de los diferentes departamentos involucrados en la venta, así como el CEO, director comercial, etc. Para tener una perspectiva diferente de cada proceso y no dejar fuera de estos procesos puntos que más adelante pueden suponer un problema.
2. Definir las necesidades que necesitas resolver con el sistema CRM
Debes definir cuáles son las necesidades de tu CRM, desde definir un sistema de alertas que ayuden a realizar el seguimiento de tus oportunidades, estandarización de la comunicación con clientes o necesidades más operativas como, por ejemplo, obtener la rentabilidad del equipo comercial y objetivos de venta.
Es decir, debes identificar todas aquellas carencias actuales que necesitarás cubrir a través del CRM para poder optimizar así tu empresa.
No te preocupes si esto te parece complicado siempre tienes la opción de contar con algún partner especializado en ZOHO CRM.
3. Crear un plan de automatización del CRM
En este paso y tras haber identificado las necesidades ahora toca darles solución, y esto lo conseguirás gracias a desarrollar un plan de automatización. Ahora el objetivo es establecer los pasos a seguir para cubrir las necesidades.
Por ejemplo, definir embudos de venta que a través de autorespuestas envíen un primer email de agradecimiento cuando un posible cliente se registra en tu web y seguir enviando una cadena de emails cada cierto tiempo con una estrategia definida en el paso anterior.
Otro ejemplo puede ser el generar tareas automáticas durante la evolución de una oportunidad, y en función de la fase en la que se encuentre puede ir como digo generando tareas para ayudar al equipo comercial a que no se les olviden las acciones más criticas.
Como ves hay muchas opciones que se pueden automatizar, la idea es conseguir que el CRM se encargue de todas las acciones repetitivas, y aburridas y que solemos olvidar en nuestro día a día.
A mi me gusta decir que cuando el CRM participa en nuestra gestión como uno más es cuando un CRM esta correctamente implantado.
En este punto y una vez definidos todos los procesos que se deben automatizar llega el momento de decirte a tu ZOHO CRM que lo haga. Sin duda esta etapa es imprescindible el conocer al máximo las posibilidades de tu ZOHO CRM, por ello te recomiendo el Curso Aprende a Administrar ZOHO CRM en el que aprenderás todo sobre la administración de ZOHO CRM.
4. Forma a tu equipo
La formación es otra de las claves para garantizar el éxito de un CRM, sin duda las personas son los más complicado de gestionar y motivar, por ello necesitas que tu equipo se involucre en la adopción de un CRM y ya te advierto que es la parte más complicada.
Ahora bien, también te digo que la formación es una gran herramienta para disminuir esta resistencia al cambio.
Muchas empresas cuando implantan un nuevo sistema no dedican recursos a dar formación a sus empleados de la nueva herramienta y esto hace que el empleado se desmotive, ya que no la entiende y por tanto no le han dicho como le puede ayudar, en definitiva, lo ve como una nueva herramienta que no le aporta valor.
Si das formación y entrenamiento a tu equipo, puedes minimizar esta sensación ya que se pueden llegar a sentir participes del cambio, pero lo más importante es que es una gran oportunidad para transmitir no solo conocimientos del Software CRM, sino explicarles los procesos de venta y demás analizados durante este proceso y así crear un método o sistema de trabajo único.
5. Analiza, da seguimiento y optimiza
Un sistema CRM es o debe ser un sistema vivo, y por ello debe reevaluarse continuamente ya que es un reflejo de la empresa y una empresa si quiere sobrevivir debe estar predispuesta al cambio para adaptarse al mercado.
Por ello, un sistema CRM exitoso debe ayudar a analizar y tu debes interpretar los datos ofrecidos de forma constante. Solo así podrás reaccionar a tiempo y tomar decisiones basadas en datos y no intuiciones.
Conclusión
Un sistema CRM como ZOHO CRM es una potente herramienta pensada para aumentar el beneficio de la empresa. Aunque toda herramienta es compleja y requiere de mucha formación y para ello tienes mis cursos o un bien contar con un aliado capaz de guiarte en el camino.
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