Productividad: sólo oír esta palabra y ya me pongo a 100%
No es broma, soy un obseso de la mejora continua y de buscar ser cada día más productivo, esto no quiere decir que lo logre 🙂 pero si trabajo, estudio y pongo en práctica las técnicas que más interesantes me parecen para lograr serlo.
Es mi forma de robar tiempo a mi jornada profesional para regalársela a mi familia.
Por ello, quiero compartir contigo estas nuevas características que ha lanzado ZOHO Mail para ayudarte a ser más eficiente en la gestión de tu correo, y con ello arrancar unos minutos cada vez que trabajas con tu correo electrónico.
Desde que a principios del 2018 ZOHO Mail lanzó su nuevo interface, muchas cosas han cambiado para mi y supongo que para tí, si lo usas claro.
Ya os hablé de este cambio de interface en este otro artículo de mi blog Nuevo ZOHO Mail 2018, una interface renovada, y hace algo menos de tiempo también dedique uno de mis episodidos del Podcast (iTunes, iVoox o YouTube) “119# ZOHO Mail mucho más que un software de gestión de correo” que espero que ayuden a entender mejor esta herramienta.
Pues como suelo decir los chicos/as de ZOHO no cesan de trabajar y mejorar día a día sus herramientas, y en esta ocasión nos vuelven a sorprender con mejoras que quiero que conozcas.
Vamos a ver cada una de estas características
1. Elige lo que ves
Como visualizar tu bandeja de entrada (y el resto) es más importante de lo que crees, para mi tener la información adecuada es vital, ni más ni menos datos, pues la virtud está en el medio.
Asi que ahora podrás elegir los detalles y datos que quieres mostrar u ocultar en esta visitas
2. A sólo un clic
Cada vez trabajamos más en entronos web, donde accedemos a datos y entre esos datos hay información como el correo electronico de un contacto con el que queremos comunicarnos por correo electrónico.
Si lo piensas hay muchos pasos a dar para alcanzar dicho objetivo, que simplemente es enviar un email. 🙂
Primero, tienes que copiar la dirección de correo electrónico, ya que si haces clic lo más posible es que abra el cliente correo electronico que tengas instalado por defecto en tu ordenador.
Luego abrir Zoho Mail, navegar a la ventana de composición, pegar la dirección de correo electrónico, redactar el correo electrónico, y finalmente hacer clic en enviar.
Si esto te parecen demasiados pasos, entonces la característica del Compositor por Defecto (una traducción algo forzada de “Default Composer”) de Zoho Mail es justo lo que necesitas.
Esta utilidad está disponilbe para los navegadores Chrome y Firefox y puedes ver como configurarla aquí.
Ahora puedes configurar su ventana de composición (rellenada automáticamente con la dirección y los detalles de tu destinatario) para que se inicie cuando haga clic en cualquier enlace de correo electrónico.
3. Mejor comunicación con otras zonas horarias
Cada vez valoro más estas características de zonas horarias para el envio de correo electrónico, ya que gracias a este proyecto de divulgación que estoy creando y a través de mi Podcast (iTunes, iVoox o YouTube), cursos de ZOHO, pildoras premium y articulos como este, me están dando la oportunidad de contactar con oyentes, seguidores y alumnos de diferentes paises ubicados en otras zonas horarias.
Este tema está muy relacionado con otro contenido que te ayudará a entender las ventajas del uso de las diferentes zonas horarias en nuestras comunicaciones. Te recomiendo este otro articulo ¿Sabrías decir cual es la mejor hora para hablar con tus clientes?
Por ello cuando tengo que enviar un correo electrónico a un alumn@ de mis cursos, con el que tengo 7h de diferencia horaria, entenderás que es de vital importancia realizar el envio, o mejor dicho, que se reciba el correo en el momento adecuado y dentro de su horario laboral, o al menos diurno.
Voy a ponerte un ejemplo, si en mi caso yo proceso el correo 2 veces diarias, la primera a las 7h de la mañana, si lo redacto y envio en ese momento para mi alumno serán las 00h es decir, lo más probable es que esté en la cama, por lo que cuando esta persona vaya a leer su correo, el mio estará debajo de la pila de correos que haya llegado desde las 00h hasta las por ejemplo 10h am que lea esta persona su correo, vamos sepultado.
Gracias a esta funcionalidad podré decirle que le llege a las 10h am de Argentina por ejemplo.
¿Mola verdad?
4. Sugerencias de contactos
Muchos de los correos electrónicos que envíamos están dirigidos a la mismas personas una y otra vez, un ejemplo claro es cuando estamos debatiendo sobre temas y somos varios los que participamos en ese debate.
Ahora ya no es necesario que escribas todos los destinatarios cuando redactes un mensaje de correo electrónico. Al introducir dos destinatarios cualquiera, verás una lista de contactos que se sugieren junto a los que ya has introducido. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en los contactos que quieres añadir como destinatarios.
5. Comparte sólo lo que quieras
Ya no necesitas compartir un hilo entero de una conversación cuando lo que quieres compartir es un solo correo electrónico. El uso compartido de correo electrónico seleccionado le permite elegir los correos electrónicos que desea compartir de cualquier hilo de correo electrónico.
6. Fuentes personalizadas
Este tema no es vital para mí, aún así quiero informate de esta característica por que mi experiencia me ha demostrado que para muchas empresas con una imagen corporativa más extricta el tener unas fuentes de letra más personales es muy importante.
ZOHO Mail dipone de un soporte de fuentes personalizadas. Así que si necesitas crear más fuentes puedes usar Generador de Fuentes y agregar cualquiera de las fuentes de su sistema a la lista.
7. Reprogramar el envio de emails
Ya te he hablado sobre las posiblidades de programar el envio de correos en función de la zona horaria, pero hay ocasiones en que una vez programado pueda surgirte la necesidad de cambiar esa programación. Ahora, también puedes editar el correo electrónico programado directamente desde su bandeja de salida.
8. Tu asistente personal
No se si usas los recordatorios de ZOHO Mail, pero sino lo haces, después de leer este parrafo lo vas ha hacer, ya me cuentas en los comentarios. 🙂
Seguro que escribes correos y te gustaría darles seguimiento, si te han contestado o no por ejemplo, pero los envias y con el día a día se complica hacerlo, si nos responde el destinatario, perfecto porque es inevitable leerlo y por tanto continuar con el seguimiento.
Pero… ¿y si no nos responde? algo más habitual de lo que nos gustaría.
¿Te acordarás que hace una semana enviaste X email y que no te han respondido? Ya te digo yo que te acordarás de los que sean muy muy importantes, pero nos solemos olvidar del resto y es lógico, son tantas cosas las que tenemos que intentar recordar y hacer…
Pues olvidate ya que ZOHO Mail puede actuar como asistente virtual gracias a los recordatorios.
¿Como usar los recordatorios?
Sencillo, cuando enviamos un email podemos indicar a ZOHO Mail que queremos hacer un seguimiento y que nos avise cuando:
- En una fecha concreta
- Cada vez que respondan al correo enviado
- Si no responde antes de una fecha (esta es la que más me gusta)
9. Concentración Plena
No se si has oido hablar sobre el Time Blocking, es una tecnica de gestión del tiempo que yo uso, pero no te asustes no voy a entrar en ello, solo te diré que se basa en hacer una única cosa cada vez. Pensarás que es lógico, pero cuantas veces mientras estás concentrado en un tema, te saltan notificaciones y avisos de diferentes servicios que te interrupen o distraen y por tanto nos hace perder el foco.
Por lo que a ZOHO Mail se refiere ahora puedes interrumpir los recordatorios de correo electrónico durante un período de tiempo específico.
Conclusión y cierre
Como ves he seleccionado características que están muy centradas en mejorar tu productividad ya que como te he dicho al principio para mi lo más sagrado que existe es el tiempo, pues perderlo es perder el mayor regalo que tenemos ya que es lo único que no se puede comprar, ni reemplazar, solo gestionar de la forma más eficiente posible.
Movido por ese principio he creado la Academia de Píldoras para ZOHO CRM, donde encontrarás cursos especificamente diseñados para que le saques el mayor provecho al tiempo que dedicas a mejorar tu negocio.
El ecosistema ZOHO es un gigante que solo aprendiendo a utilizarlo bajo la experiencia que otros ya tienen te permitirá ahorrar muchas horas de dedicación a conseguir lo que podrías hacer gracias a los cursos que puedes encontrar aquí en Píldoras para ZOHO CRM.
Espero que te haya gustado el articulo, si es así dejame un comentario sobre tu opinión.
Y si conoces otra forma de utilizar ZOHO Mail que ayude a mejorar tu productividad, te ruego la compartas con todos.
Hola, gracias por compartir estas funcionalidades de Zoho mail. Tengo una pregunta, donde puedo encontrar una guía para gestionar un correo de Yahoo desde Zoho mail?
Gracias.
A ver te comento aunque ZOHO Mail lo puedes usar como cliente de correo electrónico, lo ideal es que lo uses como servidor. Usar dominios del tipo yahoo, gmail, etc. no son muy profesionales.
No obstante, es una configuración de cuenta que te recomiendo lo configures por IMAP. Tomo nota e intentaré hacer una píldora para realizar dicha configuración.
Gracias Carlos por tu comentario