Seguro que al igual que muchos de los usuarios de ZOHO CRM has tenido la necesidad de importar datos de forma masiva a tu ZOHO CRM.
Los motivos puede ser muy variados, aunque lo más normal sea importar datos cuando arrancas con tu ZOHO CRM, pues tienes ya bases de datos (excel normalmente) donde existe mucha información y no quieres introducirla a mano 🙂
En este articulo quiero explicarte como hacerlo, por lo que he creado una video píldora en mi canal de Youtube, que por cierto sino te ha suscrito, te recomiendo que te suscribas.
Algunos escenarios clásicos
En los más de 7 años que llevo como consultor certificado de ZOHO, me he encontrado de todo, y por ello quiero darte algunos ejemplos de las diferentes necesidades que llevan a los usuarios a tener que aprender como importar datos a ZOHO CRM.
Veamos los escenarios.
Compra de Bases de Datos
Es un práctica más habitual de lo que parece, aunque yo no la recomiendo sino se tiene la certeza de que sea una BBDD de calidad.
Con ello se consigue aumentar rápidamente su lista de posibles clientes y por consiguiente su alcance. Es evidente que tras comprar estas BBDD no nos vamos a poner a introducir manualmente los datos, por tanto recurrimos a la importación.
Importar desde aplicaciones de escritorio
Cargar los datos desde otras aplicaciones es algo también frecuente, muchos usuarios siguen utilizando programas de escritorio que no tiene una conectividad en tiempo real con ZOHO CRM, por lo tanto y por poner un ejemplo cualquiera, si usas una aplicación de facturación de escritorio y se dan de alta clientes en esta, cada cierto tiempo tenemos que realizar una carga en el CRM, aunque lo suyo sería en el momento.
En este caso lo que suelen hacer es exportar a excel y después proceder a importar.
Importar desde otros servicios
En el caso de que usen servicios online si necesiten realizar importaciones, suele ser por dos motivos, por que no saben hacerlo de una forma más eficiente, es decir recurriendo a herramientas para sincronizar datos.
Si esta es tu situación, te recomiendo que escuches estos Podcast pues te explico que hay herramientas como Zapier que permite sincronizar la información entre cientos de aplicaciones.
49# Como conectar tu ZOHO CRM con otras aplicaciones
50# Convirtiendo Leads desde Facebook a ZOHO CRM con Zapier
51# Que son los Webhooks y como usarlos
Sino es este tu caso, puede ser que no hayas encontrado la herramienta que te permita conectar ZOHO CRM con dicho servicio, con lo cual no te quedará otra que exportar los datos obtenidos por este servicio online en un CSV y después importarlo a ZOHO CRM. O una opción algo más costosa técnica y económica, sería el contratar un desarrollo a medida de integración de ambos servicios, si quieres consúltame.
Actualizaciones masivas
Este caso es menos habitual, pero hay veces que necesitamos realizar una actualización masiva en nuestros datos de ZOHO CRM y resulta que el campo que necesitamos modificar no se puede actualizar con la función de actualizaciones masivas, sino sabes que son las actualizaciones masivas no dejes de escuchar este episodio del podcast 40# Optimiza y ahorra tiempo en ZOHO CRM con Acciones en Masa.
¿Ya sabes que son pero no sabes como hacerlas? Pues te lo explico en esta otra video píldora de como crear actualizaciones masivas en ZOHO CRM.
Os voy a plantear un caso real que me pasó ayer mismo con un cliente, y la verdad que estoy pensando que puede ser interesante para crear un tutorial de como hacerlo, pero bueno eso es otra historia 🙂 vamos a lo que vamos, si te interesa deja un comentario.
El caso es que este cliente tiene ya en su CRM 1800 cuentas aproximadamente, y ahora quiere que muchas de estas cuentas tengan una cuenta principal asociada ¿que es esto? cuantas preguntas verdad, ya tengo otra idea de articulo :-), en realidad no es más que una cuenta dependa de otra cuenta. Un ejemplo sería que una cuenta que sea el nombre de un grupo comercial y cada delegación sería una cuenta miembro de la primera. ¿me he explicado? espero que sí.
Bien la situación es la siguiente, muchas de esas 1800 cuentas (no todas) tienen que actualizar el campo “Cuenta Principal” (esta en la ficha de Cuentas) con un determinado valor (el del grupo al que pertenece).
Esto como entenderéis es mucho trabajo, pero si has escuchado el Podcast, o ya sabes de que van las actualizaciones masivas, ya estarás pensando que esto es carnaza para un proceso de actualización masiva, pero… siempre hay un pero… este campo de “Cuenta Principal” no puede actualizarse masivamente, ya que es un campo de búsqueda y no se permite realizar actualizaciones masivas.
¡Que fracaso! ¿ahora como lo resolvemos?
Seguro que hay varias opciones pero una de las más rápidas para usuarios, incluso menos avanzados, es recurrir a la importación con actualización, y de nuevo ¿que es esto de importar con actualización? pues sencillo realizar una importación pero indicando que quieres actualizar 🙂
No voy a entrar aquí a describir el proceso pues como decía da para un tutorial, pero si quieres que lo cree me lo indicas en un comentario y si sois varios lo hago. 🙂
Para resolverlo se podría preparar un excel con los datos que queremos actualizar y después importarlos de tal forma que este trabajo se simplifica y se reducen tiempos, y no te imaginas cuanto.
Pasemos a ver como importar datos a ZOHO CRM
Bien después de explicarte varias situaciones, y hay muchas más, que te pueden provocar la necesidad de importar datos voy a explicarte en esta video píldora como importar datos a ZOHO CRM.
Tengo que decirte que las video píldoras son videos cortos donde no entro en excesivas explicaciones ni argumentos de porque se hace como se hace, sino que simplemente entro en la ejecución de como se hace. Lo digo porque si quieres aprender más en profundidad puedes aprenderlo en mis cursos de ZOHO y concretamente este tema se ve en más profunidad en el Curso Aprende a Administrar ZOHO CRM.
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