32. Exportar datos y copias de seguridad

En esta clase te explico como exportar todos los datos de tu ZOHO CRM a ficheros CSV, para que los puedas usar para el fin que necesites.

En este aspecto ZOHO CRM te ofrece dos soluciones para poder disponer de una copia de parte o todos los datos que tienes alojado en él y lo hace a través de dos herramientas la exportación y las copias de seguridad.

La exportación de datos del módulo

La exportación de datos característica le permite exportar datos (en formato CSV) a partir de módulos de CRM individuales. Esta exportación se puede realizar por diferentes motivos que dependerán de cada uno, pero lo importante es saber que siempre podemos extraer nuestros datos.

NOTA: La exportación tiene un límite máximo que puede variar en función de la versión de ZOHO CRM,  siendo el máximo de 3.000 registros en la versión Enterprise.

Las copias de seguridad

La función solicitud de copia de seguridad de datos permite a los usuarios con privilegios de administrador obtener una copia de seguridad completa de los datos de CRM.

ZOHO establece ciertas directrices en la copia de seguridad de datos

• La copia de seguridad de datos tendrá una duración aproximada de una hora a un día. Los datos será procesados y preparados para su descarga- se envia una notificación por correo electrónico con el enlace de descarga al Administrador de CRM.
• El administrador tiene que hacer clic en el enlace del correo electrónico para descargar los archivos. El usuario debe ser logueado (sesión iniciada) en la cuenta de ZOHO CRM con el fin de descargar los datos desde el enlace del correo electrónico.
• Se recomienda utilizar el enlace para descargar los archivos dentro de las 48 horas.

Solicitar una copia de seguridad de datos

Puedes realizar una solicitud de copia de seguridad de una sola vez o programar una copia de seguridad de datos semanal, quincenal o mensual. Se le cobrará $10 (USD) por cada copia de seguridad.

En las ediciones de pago, se obtiene 2 copias de seguridad de datos gratis al mes. Por ejemplo, si has solicitado el obtener datos de copia de seguridad cada semana, después de la copia de seguridad de datos, 4 durante un mes, te cobrarán $20 USD (2 copias de seguridad gratuitas y de pago 2).

Formato de archivo

Los datos de CRM serán exportados formato in.CSV, comprimido en un solo archivo guardado (* .zip). Puedes abrir el archivo en el editor de textos o en el programa de hoja de cálculo.

A continuación se enumeran los pasos para abrir el archivo CSV en Microsoft Excel:

Para los usuarios de Microsoft Excel 2007:

1. Abre Microsoft Excel.
2. En la pestaña de datos, selecciona De texto , desde la sección ‘Obtener datos externos’.
3. En la importación de archivos de texto cuadro de diálogo, selecciona el archivo CSV exportado y, a continuación, haz clic en Importar.
4. En el asistente de importación, especifica lo siguiente:
   • Tipo de archivo : Elige el tipo de archivo como “delimitado”.
   • Origen del archivo : Seleccione el origen de archivos como ” Unicode (UTF-8) ” y, a continuación, haga clic en Siguiente.
   • Delimitadores : Seleccione el delimitador como “coma” y, a continuación, haga clic en Finalizar. 
     Se le solicitará que selecciones el rango de celdas.
5. Selecciona el rango de celdas y los datos de CRM correspondientes serán importados en la hoja de cálculo.

Para Microsoft Excel 2003 usuarios:

1. Abre Microsoft Excel .
2. Haga clic en la pestaña Datos y seleccione la opción Importar datos externos .
3. En el cuadro de dialogo Importar archivo de texto, seleccione el archivo CSV exportado y, a continuación, haz clic en Importar .
4. En el cuadro de dialogo del Asistente para importar texto, especifica lo siguiente:
   • Tipo de archivo : Elige el tipo de archivo como “delimitado”.
   • Origen del archivo : Selecciona el origen de archivos como “Unicode (UTF-8) ” y, a continuación, haga clic en Siguiente.
   • Delimitadores : Selecciona el delimitador como “coma” y, a continuación, haga clic en Finalizar .
     Se le solicitará que seleccione el rango de celdas.
5. Selecciona el rango de celdas y los datos de CRM correspondientes serán importados en la hoja de cálculo.