Elimina el SPAM en ZOHO CRM de tus registros desde los formularios web

¿Quieres eliminar registros de tu ZOHO CRM y no sabes como?

¿Quieres aprender como crear una función personalizada en ZOHO CRM?

Pues nada solo tienes que seguir leyendo y te explicaré como hacerlo usando flujos de trabajo y funciones personalizadas.

El motivo

Este articulo la he creado por que en las últimas semanas estoy sufriendo multitud de registros SPAM en mis formularios web y como estos están conectados a ZOHO CRM pues ya entenderéis que se están creando muchos registros basura en mi módulo de clientes.

Dicho esto te estarás preguntando porque no activo la opción de CAPTCHA (son esos códigos ilegibles por robots e incluso que el usuario debe rellenar para poder confirmar un formulario) en mis formularios, ya que como bien sabes esto evita estos problemas.

Pero tengo varias razones, una la pereza 🙂 ya que como en un principio decidí no usar los CAPTCHA ahora tendría que volver a modificar los formularios y no me apetece.

Aunque esta no es la mayor de las razones, pues también pienso que si hay que hacer cambios para mejorar, hay que hacerlos, y en este caso no estoy convencido de que usar CAPTCHA sea una buena elección, y los motivos te los explico en este episodio del Podcast así que te animo a que lo escuches 87# Formularios que convierten.

Conclusión

Una vez analizado el problema, registros en posibles clientes de registros fantasma, y evaluadas las opciones posibles que eran: ç

1. Añadir un captcha a los formularios
2. Crear un proceso que elimine los registros basura

La elección en mi caso fue la segunda, por lo tanto esta elección me llevó a tener que buscar un método para poder eliminar registros de forma automatica bajo ciertos criterios.

Resolución del problema

1. Detectar los registros SPAM

Lo primero que hice fue ver un patrón que me permitiera identificar los registros basura de los buenos, en mi caso fue fácil pues en el campo Apellido (que es el que uso como nombre en los formularios) del registro basura creado contenían valores como este “5a3b69a0ccf63”, y todos tenían la particularidad de que co

 

menzaban por el caracter “5” así que ya tenía el patrón para identificar que registros eran SPAM y cuales no, como tengo claro que un apellido no iba a empezar con un “5” ya sabía como detectarlos.

2. Crear el flujo que los detecte y elimine

Ahora que ya sabía como identificarlos, tan solo tenía que decirle a ZOHO CRM lo que tenía que hacer y para esto están los flujos de trabajo.

Si quieres saber más 73# Novedades en Flujos de trabajo en ZOHO CRM) o bien puedes aprender como crearlos en mis cursos Curso Aprende a Administrar ZOHO CRM y Curso seguimiento efectivo de leads donde encontrarás clases como 24. Flujos de trabajo en ZOHO CRM y otras en las que te explico paso a paso como crearlos.

Así que me pongo manos a la obra, creo un flujo de trabajo pero el problema es que en las acciones instantáneas como sabrás no se pueden eliminar registros, pero sí crear funciones personalizadas y estas te abren un mundo de posibilidades.

En la siguiente captura puedes ver la configuración del flujo que he utilizado, como ves

3. Creando la función personalizada

Ya tengo todo preparado para resolver el problema, pero falta lo más importante, crear la función de borrado de registros, en este caso de borrado de posibles clientes.

Es la que en la captura anterior he llamado “DeleteLead”, si quieres saber como crearla puedes hacer verlo en esta Píldora donde explico en una de mis video pildoras como puedes hacerlo, así como también puedes usar el código para hacerlo.

El código para crear la función es este:

mp=map();
mp.put(“authtoken”,”xxxxxxxxxxxxxx”);
mp.put(“scope”,”crmapi”);
mp.put(“id”,input.idLead);
resp = postUrl(“https://crm.zoho.com/crm/private/json/Leads/deleteRecords”,mp);
info resp;

La línea donde se especifica el token deberás sustituir las “xxxxxxxxxxxxxx” por tu authtoken

Puedes encontrar más ayuda sobre como hacerlo en esta página: Documentación sobre función DeleteRecord