¿Cuantos correos escribes al cabo del día? ¿y al cabo de la semana?
Imagina al cabo del mes…
¿Cuantos de ellos son iguales o muy parecidos?
Seguro que te gustaría poder ahorrar tiempo en la redacción de estas comunicaciones, pues si lo piensas en las relaciones con nuestros leads o clientes, pero sobre todo con los leads muchas veces tenemos que decir lo mismo a todos en ciertos momentos del seguimiento comercial.
Me refiero a un mensaje de primer contacto, un envío con cierta información de tus productos os servicios, etc. todo esto es muy frecuente que se envíe a los contactos de forma recurrente.
En muchas ocasiones he visto como los usuarios para evitar tener que escribir lo mismo se lanzan a la solución fácil, pero no más profesional y mucho menos eficiente, me refiero a buscar otro correo similar o igual enviado a otro contacto y se copia y pega en un nuevo correo electrónico.
Sinceramente, cuando veo esto me duele en lo más profundo y suele ser la punta del iceberg, pues quien tiene este hábito seguro que esconde un sinfín más de “trucos” que merman la productividad.
Matando la productividad
Porque digo que merman la productividad, pues por no decir que la aniquilan 🙂
Voy a desmostratelo, imagina la situación que acabo de comentar en los párrafos anteriores, tienes que enviar un email de nuevo enviando una ficha del producto a un nuevo posible cliente.
Tienes varias opciones, yo las reduciré a dos la mala y la buena (bajo mi criterio claro)
La mala opción
En esta decides copiar un correo anterior y enviárselo al nuevo posible cliente.
Los problemas que veo son varios:
- Perder tu valioso tiempo: ya que tienes que recordar a quien enviaste ese correo o bien buscarlo en tu bandeja de enviados, encontrarlo y copiarlo. Tiempo empleado 3 min. (aprox)
- Escribir nuevo correo: ahora crea un nuevo correo para el nuevo posible cliente, por tanto crea el correo y busca en contactos su email, una vez hecho esto pega el texto y revisa que no escribiste nada personal que se envie a quien no debe. Tiempo empleado: 4 min
- Todos los miembros de tu equipo deben hacer lo mismo, y esto es difícil
Aunque son tiempos aproximados, no creo que haya exagerado, incluso diría que he sido conservador, por lo tanto tenemos un gasto de unos 7 min por envio de cada email de este tipo, si enviamos 5 de estos al día pues tenemos 35 minutos consumidos al día en algo tan poco agradecido, pero si llevamos el calculo a la semana, pues tenemos casi 3h gastadas, 12h al mes, ¿te parece poco?
La mejor opción
Recurrir a las plantillas de correo es la solución. Tan importante es que le dedico una clase completa en mi Curso Aprende a Administrar ZOHO CRM, concretamente la clase 22. Plantillas de Correo Electrónico en ZOHO CRM. Y también las incluyo en mi otro Curso seguimiento efectivo de leads.
¿Que son las plantillas de correo?
Te recomiendo que escuches este el episodio 14. Plantillas de Correo en ZOHO CRM de mi Podcast (iTunes o iVoox).
Pero en resumen que es un correo electrónico que puedes tener siempre disponible en una biblioteca de emails para elegir la que necesites, además tienen la ventaja que pueden personalizarse con el nombre o email de los contactos, por poner un ejemplo.
Así que las plantillas de correoen ZOHO CRM nos permiten organizar nuestras comunicaciones, te permite pensar una única vez que quieres decir y como lo quieres decir, de esa forma solo perderás el tiempo una vez.
Y por si esto te parece poco, la ventaja es que las puedes compartir con todo los usuarios de ZOHO CRM y así todos os comunicáis con los clientes de la misma forma, dando una imagen de empresa.
Si hablamos de tiempo, usar una plantilla desde ZOHO CRM es muy muy rápido pues desde la ficha del posible cliente o contacto puedes enviar un email y elegir la plantilla que necesites.
Observa por ti mismo cuanto se tarda.
Nuevo diseñador de plantillas
Una vez justificado el porque usar las plantillas de correo electrónico, toca informarte de que ahora es mucho más fácil crear estas plantillas de correo gracias al nuevo diseñador de éstas.
Hace un año aproximadamente ZOHO CRM ya realizó una pequeña mejora en cuanto a la forma de crear y organizar estas plantillas en carpetas, así como también incluir novedades para realizar un seguimiento de la efectividad de las mismas, quiero decir que incluyeron un análisis similar al de otras herramientas de email marketing, permitiendo así medir indices de apertura y click.
Como puedes imaginar esa novedad puede ayudarte a saber que plantilla está funcionando mejor y por tanto, hacía donde tienes que dirigir las nuevas plantillas que crees, así ir consiguiendo cada vez crear emails con un mayor indice de apertura.
Pues estas novedades aunque fueron muy útiles, ahora ZOHO CRM ha rediseñado el apartado de creación de plantillas, ofreciendo una herramienta mucho más visual de tipo arrastrar y soltar, para de esa forma poder usar objetos predefinidos y configurarlos a nuestro gusto.
