En este artículo quiero reflexionar contigo sobre una de las últimas características que incluyó ZOHO CRM en febrero del 2017 con ZIA (sino sabes que es ZIA tienes que leer Con ZIA la Inteligencia Artificial ha llegado a ZOHO CRM), se trata de la llamada “Mejor hora para contactar”
Bajo este curioso nombre, que por cierto es muy descriptivo, ZIA y ZOHO CRM te permiten optimizar y sobre todo ser mas eficiente para conseguir contactar con tus clientes.
¿Que es la mejor hora para contactar?
Hoy en día hay que correr mucho, tenemos muchas tareas que realizar, muchos contactos con los que hablar o comunicarnos, muchos proyectos por cerrar… vamos que el tiempo pasa en un suspiro y eso hace que siempre tengamos la sensación que nos faltan horas.
Ahora con ZIA y esta característica de ZOHO CRM nos ayuda un poco a reducir los problemas para contactar con nuestros clientes (o posibles clientes) gracias a Mejor hora para contactar.
Como puedes ver en la imagen anterior, cuando dispones de ZIA (que solo está en la versión Enterprise – hablamos sobre esto en el Curso de Administración de ZOHO CRM en la clase 2. Versiones de ZOHO CRM) muestra en la ficha contactos y posibles clientes una nueva información, en la que muestra las horas en las que dicho contacto tiene más probabilidades de atender tus comunicaciones.
Por lo que en caso de necesidad de llamarlo o enviarle un email esas serian las horas en las que deberías hacerlo.
¿Como sabe ZIA cual es la mejor hora?
ZIA utiliza diferentes técnicas para obtener esa información ¿Quieres saber cuales son? Pues estás a un paso de conocerlas, así que sigue leyendo.
Como ya te he adelantado el tener esta información te ayuda a conocer cuando tienes más opciones de ser atendido, ya sea a través de una llamada o bien con un correo electrónico, consiguiendo así que descuelguen el teléfono o que abran el email que le has enviado. ¿magia? No datos
ZIA usa información, que recoge día a día, relacionada con la forma en que el contacto interactúa contigo. Una de las primeras que registra, gracias a Email InSight, esta otra funcionalidad detecta cuando se abren los correos que tu le envías, lo mismo hace con las llamadas de teléfono, registrando cuando contesta o no a tus llamadas y busca un patrón de comportamiento, y si detecta que por ejemplo a las 11:50 es cuando más suele abrir el correo establece esa hora como mejor hora para contactar.
No se vayan todavía aún hay más 🙂
Si esto te ha gustado, no te pierdas lo que viene. Como sabes ZOHO CRM tiene la posibilidad de conectar con otros productos de ZOHO, como SalesIQ o ZOHO Campaigns (ver Curso de ZOHO Campaigns) por poner un ejemplo.
Gracias a esta conectividad ZIA permite auditar también como los usuarios se relacionan con tu empresa a través de estas otras herramientas, por ejemplo en el caso de ZOHO Campaigns (herramienta de email marketing, similar a Mail Chimp) ZIA también conoce cuando abren los emails de la diferentes campañas y los toma como referencia para sus cálculos.
En el caso de SalesIQ, que es una herramienta muy interesante que analiza nuestro trafico online, y que ofrece un chat online (como el que tengo yo en mi web) para que los visitantes puedan preguntar, en ese momento ZIA anota a que hora se produce esa solicitud de ayuda y lo almacena en su base de datos para incluirlo en su algoritmo.
¡Como puedes ver es toda una herramienta!
ZOHO sugiere que para una mejor optimización y análisis de esta hora, conectes los siguientes servicios de ZOHO con tu ZOHO CRM y así podrá aprender de ellos.
- Seguimiento con Chat con SalesIQ
- Seguimiento de Email
- Zoho PhoneBrigde (si tienes VoIP)
- Integración con ZOHO Social
- ZOHO Campaigns
- ZOHO Support
Evidentemente, si los estas usando, debes si o si conectarlos, sino sabes como hacerlo puedes puedes contactar conmigo
¿Como lo uso yo?
Tal vez has leído esto y pienses, esto es demasiado avanzado para mi esto es solo para grandes empresas ¿seguro?
Te voy a contar en que me está ayudando a mi que estoy solo con este proyecto para que veas que con ZOHO CRM tienes a tu disposición herramientas que hasta hace nada solo las grandes empresas y con grandes presupuestos podían disfrutar.
En mi caso el Podcast de Píldoras para ZOHO CRM (iTunes o iVoox), afortunadamente está creciendo en audiencia cada día, y este crecimiento es global, es decir esta llegando a todo el mundo por lo que me enfrento con un problema importante para atender y comunicarme con mis oyentes, me refiero a las diferentes franjas horarias.
Cuando contacta conmigo alguien desde Colombia, Argentina o Japón, yo no siempre estoy activo, por lo que no puedo contestarle, pero cuando yo leo sus correos si se lo envío en ese momento lo más probable es que le llegue a altas horas de la madrugada, por ejemplo en Norte America y Sud America suele haber de media 7 horas menos, por lo que si yo les contesto a mis 10am a ellos les llega sus 3am.
No pasa nada ya lo leerán ¿verdad? Pues si pasa si.
Cuando mi correo entra en su buzón a las 3am lo más probable es que cuando este contacto se ponga a procesar su correo, si por ejemplo lo hace a las 11am, mi correo este muy abajo en su inBox (bandeja de entrada) por lo que tengo muchas probabilidades de que tal vez no lo lea (siempre en función de lo bien que gestione su correo o el interés que tenga en mi)
¿Como resuelve ZIA la comunicaciones con diferentes franjas horarias?
Aquí es donde entra ZIA en funcionamiento, ahora cuando voy a escribir un correo a un contacto (o posible cliente) de mi ZOHO CRM puedo elegir enviarlo inmediatamente o programarlo en el tiempo en la hora que me sugiere ZIA.
Esta sugerencia de programación puede ser motivada por un uso horario diferente o bien porque estoy contestando a un cliente y son las 23:30 (11:30 pm) pero quiero que le llegue al día siguiente por la mañana.
Como ves en la imagen anterior me está sugiriendo que lo envíe mañana a las 9:20h ya que hoy es algo tarde 🙂
¿Donde puedo ver la Mejor hora para contactar en ZOHO CRM?
ZOHO CRM te ofrece esta información desde diferentes contextos con el objetivo de ayudarte a decidir y a tomar decisiones relacionadas con el tomar acción para contactar con tus clientes.
Por ello quiero hacer un paseo por los diferentes lugares desde donde tienes visible esta información para que puedas sacar el máximo de información a tu ZOHO CRM y como siempre digo ser más productivo y eficiente.
Vista del detalle del registro
Esta ya te la he enseñado al principio del articulo pero quiero volver a nombrarla para que tengas todas las opciones ordenadas.
Como puedes ver en la imagen, la mejor hora para contactar que muestra por defecto es la de hoy y la hora es la próxima más inmediata, pero si pones el ratón sobre el icono rojo del reloj te indicará que opciones más tienes hoy (ver imagen siguiente)
En el caso de querer ver horas de contacto de fechas futuras, también puedes hacerlo haciendo click sobre el texto “Hoy” y te mostrará un calendario para que selecciones el día correspondiente.
Vista de actividades
Otro lugar muy útil para mostrar esta información es en las vistas de actividades, ya que de esta forma a la vez que vemos que actividades tenemos que realizar ZOHO CRM nos va a mostrar la mejor hora de contacto con el contacto o posible cliente relacionado con la acción.
Una sugerencia es que puedes ordenar por el campo mejor hora para contactar y así ejecutarlas de forma más ordenada y eficiente durante el día.
Por cierto, si quieres conocer como crear una vista en ZOHO CRM te recomiendo ver este video
Vista detalle de la tarea
Otro lugar donde ZOHO CRM te muestra esta información es cuando entras a ver el detalle de una tarea, ya que como sabes ZOHO CRM nos ofrece un excelente contexto de que datos se relacionan con la tarea, como el contacto, actividades relacionadas, etc. Bien pues entre el resumen de datos que ofrece del contacto relacionado con la tarea también puedes ver la mejor hora para contactar.
Como puedes ver te ofrece por defecto las horas más próximas del día de hoy en las que puedes contactar.
Creación de Tareas
En el momento de crear una tarea también es importante conocer esta información por si de alguna forma pudiera influir en nuestra decisión para establecer algún recordatorio de la tarea.
Como puedes ver en la imagen esta opción de mostrar la mejor hora para contactar solo aparece cuando marcamos la opción de “Recordatorio“, para poder establecer una fecha y hora que cuadre con el momento adecuado para establecer contacto con el contacto o posible cliente relacionado con la tarea.
Recordatorios de tareas
También puedes ver la mejor hora de contacto en los avisos de recordatorio de esa tarea.
Envio de emails
Ya lo he comentado antes también, pero lo vuelvo a recordar para que lo tengas organizado y además para decirte alguna cosa que no te he contado antes.
Cuando tu activas la opción de programar el envío a la hora sugerida el email se queda registrado en la lista de emails relacionados con el contacto/posible cliente y si te fijas verás que lo marca como programado, por lo que si cambias de idea en algún momento previo al envío programado puedes editar este correo y cambiar la programación si lo deseas, incluso cancelar la programación o eliminar el correo antes de ser enviado. Esto seguro que no lo conocías 🙂
¿Quieres ver con tus propios ojos como funciona esto?
En esta píldora que he publicado en mi canal de Youtube puedes verlo, también te sugiero que te suscribas.